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Microsoft SharePoint ist eine webbasierte Zusammenarbeits- und Dokumentenmanagementplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Sie wird von Firmen unterschiedlichster Größenordnung benutzt – von kleinen über mittelständische Betriebe bis hin zu Konzernen – und bietet eine Menge von Features wie Dokumentenablage und -freigabe, Diskussionsforen, Weblogs, Wikis, Kalender sowie Aufgabenverwaltung. Was exakt SharePoint ist und für wen sich die Lösung lohnt, nehmen wir im folgenden Blog-Artikel unter die Lupe.
Das Programm SharePoint von Microsoft (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration) wurde 2001 als innere Collaboration-Plattform für Microsoft entwickelt und ist seit 2003 als Bestandteil des Microsoft Office-Systems verfügbar. SharePoint ist eine Plattform, die Firmen selbst erstellen und pflegen können. In einer SharePoint-Landschaft werden Inhalte wie Dateien, Webseiten, Dokumente oder Informationen abgespeichert und gemeinschaftlich genutzt. Die Plattform selbst kann intern oder extern (oder eine Kombination aus beidem) gebraucht werden.
SharePoint kann entweder als webbasierte Anwendung im Rahmen einer Software-as-a-Service Leistung (SaaS) bereitgestellt werden oder als On-Premise-Art auf einem privaten Server oder in einer privaten Cloud gehostet werden. Informationen zu den gegenwärtigen Plänen & Preisen sind an dieser Stelle zu finden: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de
SharePoint im Praxiseinsatz
Microsoft SharePoint als internetbasiertes Zusammenarbeitstool kann von Unternehmen aller Größen verwendet werden. Es ermöglicht es, Unterlagen, Dokumente sowie Dateien zu erstellen, zu editieren wie auch zu speichern.
Die Software wurde eigentlich entworfen, um Intranets zu erstellen, doch mittlerweile wird diese auch für Extranets sowie Intranet-Websites gebraucht. Über die Tatsache hinaus können Benutzer mithilfe von SharePoint ebenso an Online-Konferenzen teilnehmen und Dokumente gemeinschaftlich bearbeiten, was die Zusammenarbeit verbessert und vereinfacht. Mithilfe der Suchfunktion lassen sich im SharePoint rasch und mühelos wesentliche Infos finden – ganz gleich, ob es sich um eine bestimmte Datei, ein Schreiben oder aber einen Webseiten-Link dreht.
SharePoint kann zudem für eine Menge von anderen Angelegenheiten verwendet werden, wie etwa der Automatisierung von Arbeitsprozessen oder dem Dokumentenmanagement, einer Aufgabenverwaltung und Projektplanung.
Die größte Kraft von SharePoint ist ungeachtet dem in den vergangenen Jahren enorm gestiegenem Funktionsumfang nach wie vor das Einrichten von Intranets plus ähnlichen Angeboten wie Wikis, Blogs, Foren plus allem, was dazu zählt (Benutzerprofile, Kommentare etc.).
Kurzum: SharePoint ist eine starke Plattform, die Unternehmen dabei supportet, Inhalte sowie Dokumente effektiv zu verwalten wie auch zu teilen.
Die wichtigen Funktionen von SharePoint auf einen Blick:
• Geschäftsprozesse automatisieren
• Daten sichern, teilen und gemeinsam bearbeiten
• Themenbasierte Dokumentenbibliotheken erzeugen
• Infos in Art von Blog, Intranet, Wiki & Co. bereitstellen
• Integration in andere Microsoft-Office-Anwendungen
Ihre Vorteile mit Microsoft SharePoint, dem mobilen Intranet
Wie wir jetzt verstehen, erlaubt SharePoint es seinen Benutzern, Inhalte zu generieren, zu organisieren sowie zu teilen. Die Plattform bietet eine relevante Stelle, an der Projektteams Informationen tauschen sowie an Projekten arbeiten können. Verwendet man SharePoint als Intranet, optimiert das die Interaktion und bietet außerdem die Chance, Wissen innerhalb des Unternehmens flink, effektiv und nachhaltig weiterzugeben.
Hiermit bietet der SharePoint etliche Vorteile für Unternehmen, darunter:
• Optimierte Teamarbeit und Kommunikation
• Höhere Produktivität
• Hochflexible sowie anpassbare Lösung
• Optimierte Dokumentenverwaltung
• Erhöhte Sicherheit wie auch Kontrolle
Datensicherheit muss sein: So lässt sich SharePoint sicher nutzen
Der Schutz Ihrer Daten ist von entscheidender Bedeutsamkeit. Insbesondere, wenn Sie ein kleines oder mittelständisches Unternehmen sind, sind Informationen vermutlich Ihr höchstes Gut. Die Daten, welche Sie in SharePoint abspeichern, sind die Grundlage Ihres Unternehmens, und wenn Sie jene verlieren, haben Sie eventuell keine Chance, sie wiederherzustellen – die Plattform sollte daher unbedingt sicher sein! Es darf nichts verschollen gehen und unbefugte Zugriffe müssen vermieden werden.
SharePoint bringt eine Menge von Sicherheitsfunktionen, welche dafür sorgen, dass Ihre Daten gesichert sind – egal, ob Sie diese in der Cloud speichern oder auf Ihrem lokalen Netzwerk. Um etwaige Sicherheitslücken zu schließen, empfehlen wir die folgenden Maßnahmen:
1. Zwei-Faktor-Authentifizierung für den Login zu SharePoint
2. Administrator-Konten besonders schützen
3. Berechtigungen aufmerksam erteilen
4. Voreingestellte Sicherheitsrichtlinien in SharePoint benutzen
5. Mitarbeiterschulung in Sachen Datensicherheit
6. Richtlinie für die externe Freigabe anlegen
7. Externe SharePoint-Benutzer möglichst umgehen und bei Nutzung kontrollieren
Wenn Sie Microsoft SharePoint in Ihrer Firma benutzen möchten, kontaktieren Sie uns: Wir assistieren Ihnen bei der Einrichtung und der SharePoint-Integration in die für Sie wichtigen Microsoft-Produkte. Wir beraten Sie darüber hinaus, welche Form der Bereitstellung von Microsoft SharePoint für Sie die richtige Wahl ist: Microsoft SharePoint Server (On-Premise) oder doch Microsoft SharePoint Online (Office 365)?