Matthias Ruppert ist weit mehr als ein klassischer Hoch‑ und Tiefbaubetrieb. Seit vielen Jahren realisiert das mittelständische Familienunternehmen anspruchsvolle Bauprojekte in der Region und darüber hinaus. Qualität, Zuverlässigkeit und eine partnerschaftliche Arbeitsweise prägen alle Projektphasen – vom ersten Entwurf bis zur Fertigstellung.

Mit dem kontinuierlichen Wachstum wurde die Unternehmensstruktur zunehmend komplexer. Aus mehreren eigenständigen Gesellschaften entwickelte sich ein breit aufgestellter Verbund spezialisierter Einheiten. Diese Vielfalt ist eine Stärke, bringt jedoch höhere Anforderungen an Organisation, Kommunikation und IT mit sich. Entsprechend früh entschied sich das Unternehmen, seine digitale Infrastruktur strategisch weiterzuentwickeln.

Digitale Vision: Ein stabiles Fundament für die Zukunft

Ziel war der Aufbau einer modernen, zentralen und sicheren IT‑Umgebung, die den Austausch zwischen Standorten erleichtert, Prozesse beschleunigt und das Unternehmen als Ganzes stärkt. Digitalisierung wurde dabei nicht als technisches Projekt, sondern als strategische Grundlage verstanden, die Mitarbeitende unterstützt und Abläufe vereinheitlicht, ohne individuelle Anforderungen einzuschränken.

Für die Umsetzung beauftragte das Unternehmen die Johanns Systemhaus GmbH, einen erfahrenen Partner im Mittelstand.

Ausgangslage: Gute Basis – mit Potenzial zur Harmonisierung

Die bestehende IT war funktional und über Jahre gewachsen, spiegelte jedoch die Vielfalt der Geschäftsbereiche wider: unterschiedliche Softwarelösungen, Datenquellen und Arbeitsweisen führten zu Mehrfachaufwänden und erschwerte Übersicht. Ziel war daher nicht die Ablösung funktionierender Strukturen, sondern deren Integration in eine einheitliche, zukunftsfähige Systemlandschaft.

Der Plan: Effizienz durch Integration

Gemeinsam mit Johanns wurde ein klar strukturierter Modernisierungsplan entwickelt:

– Einführung von Microsoft 365

– Migration auf BPS

– Implementierung von Phönix DMS zur Verwaltung von Bauakten, Plänen, Belegen und Verträgen

– Integration von Yellowfox für Maschinenverwaltung, Stundenerfassung und Dokumentation

– Optimierung von Sicherheits- und Backup-Strategien

Umsetzung: Präzise, praxisnah und gut abgestimmt

Der Auftakt bildete Microsoft 365. Multi‑Faktor‑Authentifizierung, Cloudzugriff und einheitliche Lizenzstrukturen stärken Sicherheit und Transparenz.

Parallel erfolgte die Migration auf BPS. Datenbereinigung und Schnittstellenoptimierung wurden eng abgestimmt durchgeführt.

Phönix DMS stellt seither eine zentrale Plattform für Bauakten, Pläne, Rechnungen, Belege und Verträge dar.

Yellowfox unterstützt zusätzlich Maschinenverwaltung, Stundenerfassung und Dokumentation in Echtzeit.

Die Herausforderung: Vielfalt koordinieren

Johanns entwickelte maßgeschneiderte Microsoft‑365‑Konfigurationen, die Einheitlichkeit und Flexibilität kombinieren. Wouter Snels betont das Ziel, den Charakter aller Bereiche zu bewahren und gleichzeitig ein konsistentes System zu schaffen.

Zusammenarbeit: Vertrauensvoll und lösungsorientiert

Sabrina Müller beschreibt die Zusammenarbeit als effizient und klar strukturiert. Auch auf Kundenseite wurde die praxisnahe und branchenerfahrene Herangehensweise positiv hervorgehoben.

Ergebnis: Stabilität, Effizienz und Zukunftssicherheit

– Mehr Stabilität durch performantes BPS

– Schnelle Abläufe durch einheitliche Strukturen

– Moderne Kommunikation über Microsoft 365

– Hohe Sicherheit durch zentrale Schutzmechanismen

– Kosteneffizienz durch reduzierte Wartung

– Transparente Dokumentation über Phönix DMS

Wissensmanagement: Digitale Praxis im Alltag

Ein zentraler Wissenspool in OneNote und Teams stellt sicher, dass Schulungsunterlagen und Prozessbeschreibungen jederzeit verfügbar sind.

Ein Projekt mit Signalwirkung

Das Projekt zeigt, wie Digitalisierung strukturiert und praxisorientiert umgesetzt werden kann und bildet die Basis für künftige Entwicklungen.

Kundenzitat

„Wir haben uns für die Zusammenarbeit mit der Johanns Systemhaus GmbH entschieden, weil sie unser Geschäft versteht. Planung, Präzision und Zuverlässigkeit sind im Bau entscheidend – und genau so wurde dieses Projekt umgesetzt. Heute sind wir digital besser aufgestellt als je zuvor und bereit für die nächsten Schritte.“ – Carsten Reis, Administrativer Projektleiter Tiefbau, beim Bauunternehmen Matthias Ruppert.