Kann ich OneDrive im Unternehmen bedenkenlos einsetzen?

Es gibt immer mehr Cloud-Dienste wie z.B. Dropbox, Google Drive und iCloud.
Der Cloud-Dienst von Microsoft ist OneDrive, doch was kann OneDrive? Ist OneDrive zur Nutzung für geschäftliche Zwecke oder eher für private Zwecke? Wie sieht es aus mit dem Datenschutz?
Wir haben für euch OneDrive genauer unter die Lupe genommen.

Was ist OneDrive
Mithilfe des von Microsoft angebotenen Cloud-Dienstes OneDrive kann man Daten in einem Online-Storage hochladen – oder, wie es so attraktiv heißt: „in der Cloud speichern“. In Microsoft OneDrive lassen sich wie in jedem Cloud-Storage-Dienst, Dateien ablegen https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/online-cloud-storage, sodass diese ortsunabhängig im Zugriff sind, ob per Browser, Client-Anwendung oder OneDrive-App, diese ist erhältlich für WindowsPhone, iOS und Android. Mit OneDrive hat man daher seine Fotos sowie Dateien überall und auf jedem Gerät zur Hand – äußerst praktisch!

Ein Cloud-Speicher ist nicht nur sinnvoll, um von überall auf Datenmaterial zurückgreifen zu können, sondern besonders im Falle eines Verlusts bzw. Defekts des Endgeräts ist er enorm kostbar, wenn alle relevanten Dateien an einem anderen Ort, beispielsweise in OneDrive gesichert sind. Eine Funktion, welche sowohl privat für Fotos, Videos & Co., als auch für Excel-Tabellen, Word-Dokumente sowie andere geschäftliche Dateien von extremem Nutzen ist.
Doch ganz wichtig zu wissen ist, dass OneDrive kein Backup ersetzt.

Mit dem Ziel, dass ständig alle Daten überall synchron sind, kann man einfach OneDrive-Ordner auf dem PC hinzufügen. Sämtliche Dateien, welche in diesen Ordner bewegt werden, befinden sich dann automatisiert in der OneDrive-Cloud. In dem Moment, wo Daten an irgendeinem Speicherort hinzugefügt, abgeändert oder gelöscht werden, erfolgt eine automatische Synchronisierung auf allen anderen Speicherorten. Alleinige Voraussetzung dafür ist eine Internetverbindung.

Für einen idealen Austausch mit anderen lassen sich Dateien und/oder Fotos aus OneDrive einfach teilen, zum Beispiel ein Geburtstagsfoto vom Vorjahr für die Familie oder der Geschäftsbericht, den man zur Durchsicht an einen Kollegen senden will. Statt eine Datei per E-Mail zu versenden oder diese auf den USB-Stick zu ziehen und auf diese Weise für eine Kopie der Datei zu sorgen, wird demjenigen, welchem man das entsprechende File zur Verfügung stellen möchte, einfach ein Direktlink zu der Datei in OneDrive geschickt. Nicht nur das es extrem schnell geht, es sorgt auch gleichzeitig dafür, dass keine Kopien angefertigt werden
Tipp:
Wenn Sie Windows 10 verwenden, ist OneDrive im Vorfeld auf Ihrem Computer installiert.
Bei einer anderen Windows-Version müssen Sie zuerst die OneDrive-App installieren, um zu starten. Link zum Download:
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/onedrive/download

Was ist OneDrive for Business?
Zusätzlich zur OneDrive Standard-Lösung bietet Microsoft ebenfalls das Produkt namens „OneDrive for Business“ an. Dabei handelt es sich um den Cloud-Speicherdienst von Microsoft, welcher für den Einsatz in Unternehmen entwickelt ist und demnach ideal auf die Teamarbeit individualisiert wurde. Die Cloud-Lösung basiert im Schwerpunkt auf der Technologie von Microsoft SharePoint und kann daher viel mehr als ein „normaler“ Cloud-Speicherdienst.
Man kann per OneDrive for Business in Echtzeit mit mehreren Personen an ein- und dem gleichen Dokument gemeinsam arbeiten. Co-Authoring nennt man diese effiziente Arbeitsweise, welche großartiges Teamwork der Zukunft realisierbar macht.

OneDrive arbeitet Hand in Hand mit anderen Microsoft-Anwendungen, besonders mit Microsoft365. Zum Beispiel kann eine PowerPoint-Präsentation, die Nutzer A in OneDrive gespeichert hat, von Person B via Browser eingesehen und bearbeitet werden, ohne dass Nutzer B PowerPoint auf seinem PC installieren haben muss. Zudem kann Person C von einem anderen Teil der Welt dabei zusehen und die vorgenommenen Änderungen kommentieren.

Diese Lösungen vereinfachen die Zusammenarbeit in Teams immens, vor allem in solchen, bei denen ein Teil des Teams Microsoft-Anwender und der andere Teil Mac-User sind. Dank der vollautomatischen Daten-Synchronisation von OneDrive können ebenso sämtliche Mitarbeiter bei einer kollaborativen Arbeit immerzu die gegenwärtige Version abrufen, ohne erst manuell neue Versionsstände erlangen zu müssen.

Weiterer Pluspunkt von OneDrive for Business: Usern steht eine Versionierung bereit. Benutzer können demzufolge alte, zuvor abgespeicherte Versionen der Office-Dokumente, welche in OneDrive liegen, wiederherstellen. Standardmäßig werden die vergangenen 500 Versionen eines Dokuments im Hintergrund völlig von allein gesichert und können bei Bedarf erneut genutzt werden.

Ist Microsoft OneDrive (for Business) sicher?
Zunächst einmal muss man akzeptieren, dass für eine Methode wie OneDrive, in welcher sensible, vertrauliche Daten gespeichert sind, egal ob aus privatem oder geschäftlichem Bereich, das Thema Datensicherheit eine wesentliche Rolle hat.
Zudem muss transparent sein, wer (jedenfalls in Theorie) Einblick in die in OneDrive abgelegten Daten beziehen kann.

Wie ist der Status Quo?
Nun, OneDrive ist im Besitz über eine Standard-SSL-Verschlüsselung bei der Übermittlung von Dokumenten. Einstmals abgelegt auf dem Server, kommt eine 256bit-AES Verschlüsselung zum Einsatz, um die Daten zu schützen. Wer seine Daten in OneDrive extra verschlüsseln will, dem können Werkzeuge wie Boxcryptor oder Microsoft BitLocker behilflich sein als Ergänzung für einen geschützten Einsatz von OneDrive. Bei OneDrive for Business offeriert auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung, welche dafür sorgt, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf die Dateien erhalten können, es ist eine fortschrittliche und allgemein als sicher eingestufte Lösung, welche dafür sorgt, dass man Unbefugten den Zugang zur OneDrive-Cloud verwehren kann.
Außerdem eine simple, aber relevante Maßnahme zur Absicherung vor Hackern: Sichere Passwörter nutzen und diese periodisch ändern.

Wo liegen die Daten?
Dies ist eine sehr wichtige Frage, denn wenn die Daten, welche in OneDrive liegen, auf amerikanischen Servern gehostet werden, dann ist dies aus Datenschutz-Sicht äußerst kritisch zu begutachten, besonders hinsichtlich der strengen Vorgaben der Europäischen-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Ein Einsatz wäre somit für europäische Unternehmen nicht denkbar, ohne die geltenden Datenschutzverordnungen zu missbrauchen.
Microsoft weiß natürlich um den Stand der Dinge. Deshalb werden die Daten sämtlicher Unternehmen, welche OneDrive for Business nutzen und ihren Firmensitz in Europa haben, auf Servern in Rechenzentren in der EU gelagert.

Wer exakte Auskünfte sucht, an welchem Ort Microsoft die Daten sichert, wird auf dieser Webseite fündig:
https://docs.microsoft.com/de-de/microsoft-365/enterprise/o365-data-locations?geo=All&view=o365-worldwide

Dort sind alle Standorte der von Microsoft verwendeten Rechenzentren pro genutztem Microsoft-Dienst transparent gelistet. Die Daten der User des Dienstes OneDrive for Business, die eine Rechnungsadresse in Deutschland haben, werden demnach ausschließlich in Deutschland gehostet.

Cloud-Speicherdienste im Allgemeinen werden oft wegen angeblicher Datenschutzbedenken angeprangert. Mangelnde Intransparenz oder eine nicht saubere Umsetzung des Themas IT-Sicherheit kann man Microsoft bei ihrem Dienst OneDrive for Business allerdings nicht vorwerfen, obwohl das Unternehmen den Firmensitz in den USA hat. Trotzdem sei an dieser Stelle gesagt, dass Microsoft sich durch Befürwortung der OneDrive-Nutzungsbedingungen das Recht einholt, die Daten seiner Kunden automatisiert zu durchforsten. Diese Maßnahme dient dazu, Dateien ausfindig zu machen, die „unangemessene“ Inhalte zeigen. Findet der Microsoft-Crawler Daten, die gegen die Richtlinien verstoßen, besteht eine Kontosperrung. Legt man in seiner persönlichen OneDrive-Cloud als neu gewordene Eltern somit beispielsweise das allererste Bild des neugeborenen Babys ab, auf denen das Kind logischerweise unbekleidet ist, könnte das theoretisch zu einer Blockierung des Kontos führen, da Microsoft über einen vollautomatischen Datenscan per PhotoDNA-Technik https://www.microsoft.com/en-us/photodna das entsprechende Foto aufspüren könnte und als inadäquat einstufen. Die Diskussion darüber, inwiefern jene verdachtsunabhängigen Scans nützlich und laut Gesetz überhaupt erlaubt sind, wird bereits seit geraumer Zeit geführt, bis jetzt mit unterschiedlichen Resultaten.

Aber Fakt ist: Wer OneDrive nutzt, der stimmt dem Einsatz dieser Technik und dem automatischen Scan der eigenen Daten zu. Das sollte man wissen, wenn man das Tool nutzt oder plant, es zu einzusetzen.

Wenn Sie Interesse haben, OneDrive in Ihrem Betrieb einzusetzen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir können Sie im Umgang mit OneDrive schulen, bei der Anpassung des Zugriffsmanagements helfen und können uns darum kümmern, dass Sie OneDrive for Business sicher einsetzen.
Ebenso unterstützen wir Sie beim Datenumzug und dem Anlegen einer für Sie passenden Ablagestruktur.

Einfach ausgedrückt: Wir sind Ihr Ansprechpartner rund um Microsoft OneDrive.