Was ist Microsoft Outlook

Termine, E-Mails & mehr: Was das Allround-Talent Outlook alles kann

Wenn es um E-Mails geht, ist Outlook aus der Pc-Welt nicht wegzudenken. Mit der Software aus dem Hause Microsoft lassen sich Mails empfangen, senden und überschaulich sortieren, wodurch man immerzu den Überblick über den elektronischen Posteingang behält. Obendrein lassen sich in Outlook Termine einstellen, Besprechungen organisieren und Kalender von anderen einsehen – mit Outlook ist alles möglich, was notwendig ist, um eigene Termine wie auch elektronische Briefe effektiv zu verwalten sowie im Auge zu bewahren. Die Software unterstützt dabei, über die bedeutendsten Nachrichten wie auch Termine auf dem Laufenden zu bleiben – und dies sowohl im privaten als auch im Geschäfts-Bereich.

„Das Pferd frisst keinen Gurkensalat“, waren die ersten Worte, die jemals am Telefon gesprochen wurden. Was der Text der ersten E-Mail war, weiß man unglücklicherweise nicht mehr so genau – der Erfinder Ray Tomlinson dachte in dem Moment nicht im Traum an die Tatsache, dass Jahre nachher Millionen von diesen elektronischen Nachrichten vom einen Ende an das andere Ende der Welt geschickt werden würden. Seine Idee war: Am Anfang sollte der Name desjenigen sein, für den die Mail gedacht ist. Rückseitig soll der Name des PCs sein, welcher die Post annimmt. Um die beiden Elemente miteinander zu vereinen und zugleich klar voneinander zu trennen, musste ein Zeichen her, welches es auf jeglicher Tastatur gibt, welches trotzdem in keinem Namen beinhaltet ist – weder in Vor- oder Nachnamen, noch in Firmennamen. Also kamen weder Buchstaben noch Zahlen in Frage.

So wurde im Jahr 1971 das @-Symbol vom Forscher Ray Tomlinson als zentrales Element der E-Mail-Kommunikation geboren, das aus unserem gegenwärtigen Alltag keinesfalls mehr zu ignorieren ist. Die allererste E-Mail-Adresse der Welt lautete im Übrigen tomlinson@bbntenexa – dazumal noch ohne eine Endung wie .com oder .de (https://www.stern.de/digital/online/internetgeschichte-es-war-einmal—-die-erste-e-mail-3325640.html). Der Entdecker hatte damit eine bahnbrechende neue Art der Kommunikation entwickelt. Aber bis die allererste E-Mail auch hierzulande ankam, dauerte es noch mehr als zehn Jahre: Erst 1984, was aus aktueller Sicht noch gar nicht derart lange her wirkt, wurde die erste Mail in Deutschland empfangen. Empfänger: rotert@germany – ein Wissenschaftler von der Uni Karlsruhe, der eine Grußbotschaft von einer amerikanischen Kollegin bekam.

Damals war die E-Mail-Verständigung noch irgendwas, das nur von Wissenschaftlern verwendet wurde. Ungefähr 20 Jahre nachher hat selbige Einzug in nahezu jedermanns Zuhause und wirklich jede Firma gehalten. Mittlerweile verschickt und empfängt im Prinzip jeder elektronische Briefe – im Jahr 2020 lag der Anteil der Deutschen, welche via E-Mail über das Internet kommunizieren bei rund 87 Prozent (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/204272/umfrage/nutzung-des-internets-fuer-versenden-empfangen-von-e-mails-in-deutschland/). Doch nicht bloß fast jeder nutzt diese Form der Kommunikation, sondern auch die massive Anzahl an E-Mails, welche versendet und empfangen werden, ist absolut beachtlich: Fachkundigen Einschätzungen zufolge werden im Jahr 2022 summa summarum auf der Welt 333 Mrd. E-Mails verschickt werden (https://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/). Oder um es in Zahlen auszudrücken: 333.000.0000.000 – recht viele Nullen. Die Mail ist also aus dem heutigen Leben keinesfalls mehr wegzudenken. Desto wichtiger, dass die Erstellung und das Erlangen des so zentralen Kommunikationsmittels für uns einfach funktioniert.

Wie arbeitet man mit Microsoft Outlook?

Das Tool Outlook (https://outlook.live.com/owa/) aus dem Hause Microsoft ist eine der führenden Rundumlösungen global, um Mails zu versenden wie auch zu empfangen. Zusätzlich zu den Mailfunktionen eignet sich Outlook aber ebenfalls zum Organisieren von Terminen, Aufgaben, Kontakten sowie Anmerkungen. Outlook ist Element des Microsoft-Office-Pakets und nicht nur für das Betriebssystem Windows, doch gleichfalls für macOS verfügbar.Zusätzlich gibt es Outlook-Apps für Android wie auch iOS und einen Browser-Zugang, den Outlook Web Access (OWA).

Konkret verfügt Outlook über diese Funktionen:

Mail: Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails inkl. Datenverschlüsselung.
Kalender: Verwaltung und Planung von Termine, Besprechungen und Events.
Suche: Wiederfinden von Mails, Dokumenten und anderen Informationen in Sekundenschnelle.
Personen: Anzeige von Details zu Kontakten, wenn man mit der Maus auf einen Namen scrollt.
Aufgaben: Verwaltung, Erstellung sowie Priorisierung von Aufgaben mit ‚Microsoft To Do‘ (https://todo.microsoft.com/tasks).

Übrigens: Outlook ist hauptsächlich der Client zum sogenannten Exchange Server – einer von vielen Firmen eingesetzten Server-Infrastruktur für die zentrale Ablage und Verwaltung von Mails und Co. Outlook ist jedoch ebenfalls unabhängig vom Einsatz eines Exchange-Servers nutzbar.

Für mehr Sicherheit & Komfort: Premium-Funktion in Outlook

Mit dem Microsoft 365-Abonnement benutzen Outlook-Anwender alle Premium-Vorzüge der Computersoftware (https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/outlook/outlook-personal-email-plans?market=de). Welche erweiterten Features das sind? Wir sagen es Ihnen!

Zunächst einmal nutzen Microsoft 365-Nutzer die Oberfläche von Outlook werbefrei – eine wichtige Angelegenheit, um im Arbeitsalltag konzentriert bleiben zu können. Außerdem ziehen sie einen Vorteil von optimierten Sicherheitsfunktionen wie einer automatischen Deaktivierung nicht sicherer Links. Heißt: Outlook sieht verdächtige Links in Mails, bei welchen es sich um Phishing oder Scam handeln könnte und zeigt beim Klick auf einen derartigen Link Warnung an. Mögliche Viren, welche sich im Anhang einer Mail befinden können, werden von Outlook gelöscht, damit diese überhaupt nicht mehr erst im Posteingang landen noch dazu Probleme anrichten können. Hierüber hinaus profitieren Microsoft 365-Nutzer durch deutlich mehr Cloud-Speicherplatz, dem Ransomware-Schutz auf OneDrive sowie einer Nachrichtenverschlüsselung auf sämtliche Daten im Postfach – egal, ob im Posteingang oder bei den gesendeten Mails.

Termine & Mails noch besser im Blick behalten – diese Tipps machen es möglich

In inländischen Firmen ist Outlook als Mail-Client stark gängig. Für Etliche ist es am Morgen das erste Programm, das sie aufmachen und abends das allerletzte, welches sie vor Feierabend zumachen. Zumal derart viele Personen tagtäglich mit dem Mail- und Kalender-Tool arbeiten, ist es Zeit für ein paar Empfehlungen und Tricks, die die Tätigkeiten mit Outlook erleichtern, einem Zeit ersparen oder schlichtweg behilflich sind, den Posteingang leistungsfähiger im Blick zu behalten. Hier sind 5 ausgesprochen geniale Outlook-Tipps, die jeder Anwender kennen sollte:

Kalender teilen: Wer effizient zusammen im Team arbeiten will, der sollte nachvollziehen, wann wer verfügbar ist, wann Projektteam A wo eine Besprechung hat und an welchem Datum der Kunde für eine Endkontrolle vorbeikommt. All das und noch viel mehr lässt sich in Outlook durch das Sharen von Kalendern realisieren. Dabei lässt sich in Outlook steuern, was man aus seinem Kalender mit wem teilen will – auf diese Weise kann man frei festlegen, inwiefern man alles teilen will oder zum Beispiel bloß den Titel und Standort eines Termins. Tipp: Über verschiedene bunte Markierungen behält man bequem den Überblick über diverse Kalender weiterer Personen sowie ebenso den eigenen Terminen.

Schneller arbeiten dank Tastenkürzeln: Wie bei jeder Microsoft-Software verhelfen Tastenkombinationen zu erheblich mehr Effizienz beim Arbeiten. Anstelle von langem Forschen und Klicken kann man einfach bestimmte Shortcuts verwenden und so viel Zeit sparen. Man braucht sie bloß kennen… Hier die wesentlichsten Tastaturkürzel für Outlook: Mit Strg + 1, Strg + 2 und Strg + 3 kann man zwischen den Ansichten E-Mails (1), Kalender (2) und Kontakte (3) hin- und herwechseln. Mittels Strg + F (Forward) lässt sich eine Mail schnell weiterleiten. Eine neue E-Mail kann man via Strg + N (New) generieren.

Posteingang mit Relevanz: Dieser Tipp richtet sich an alle Nutzer der Outlook-App. Microsoft hält für die mobilen Nutzungen ein sehr nützliches Feature bereit, um den Eingang auf dem Smartphone automatisch nach relevanten und nicht wichtigen Nachrichten zu ordnen – so sieht man unterwegs nur das, was man auch tatsächlich sehen sollte. Hierzu einfach zwei Posteingänge einrichten: „Relevant“ sowie „Sonstige“. Damit Outlook die Nachrichten selbst richtig zuordnen kann, ist es sinnvoll, anfangs über die Option „Immer in ‚Relevant‘ verschieben“ (bzw. immer in ‚Sonstiges‘), den Algorithmus anzutrainieren. Je öfter man den „Posteingang mit Relevanz“ nutzt, desto rascher lernt Outlook hinzu.

Individuelle Regeln erstellen: Wissen Sie, dass man in Outlook sogenannte Regeln erstellen kann? Auf diese Weise lassen sich Routineaufgaben automatisieren. Z. B. könnte man eine Regel generieren, die alle eingehenden E-Mails, bei welchen im Betreff „Rechnung“ vorkommt, in den Ordner „Buchhaltung“ schiebt. So spart man sich das immer manuell durchführen zu müssen.

Auszeiten dank „Nicht stören“: In unserem (Arbeits-) Alltag sind wir es gewohnt, dass allerorts ständig Benachrichtigungen aufpoppen, verschiedenste Töne uns Neuigkeiten oder eingehende Anrufe bekanntgeben und kleine Zahlen für ungelesene Nachrichten unseren Fokus an sich reißen. Für das Gehirn ist dies reiner Stress. Umso wichtiger, zwischendurch mal wahrhaftig abzuschalten. Um die Auszeiten nach Feierabend oder ausserhalb der Arbeitswoche richtig nutzen zu können, ist es empfehlenswert, in der Outlook App auf dem Handy mit der „Nicht stören“-Funktion schlichtweg mal für Funkstille zu sorgen. So hat man nach Feierband oder am Wochenende mal wirklich Pause von den ganzen Pop-up- wie auch Push-Benachrichtigungen ….

Möchten Sie mehr zu Microsoft Outlook im Unternehmenseinsatz wissen, dann kommen Sie gerne auf uns zu.