Datenschutz betrifft jede Region – besonders auch kleinere Betriebe

Im Alltag kleiner und mittelständischer Unternehmen geht es oft pragmatisch und schnell zu. Ob im Handwerksbetrieb, in der Kanzlei oder im Pflegedienst, überall müssen Abläufe effizient sein, um Kundinnen und Kunden zufriedenzustellen und den Betrieb am Laufen zu halten. Da wird schon mal eine WhatsApp-Nachricht an Kollegen geschickt, eine E-Mail ohne große Formalitäten verschickt oder ein Screenshot mit Kundendaten zur Abstimmung weitergeleitet. Gerade in kleineren Betrieben gehört das oft zum Alltag. Doch genau in diesen scheinbar harmlosen Handlungen verbirgt sich eine große Gefahr: Die unbedachte Weitergabe personenbezogener Daten kann zum Datenschutzverstoß mit ernsten Folgen für das Unternehmen werden. Vielen ist dabei gar nicht bewusst, wo die Grenzen liegen und was erlaubt ist.

Was bedeutet „Weitergabe von Daten an Dritte“ konkret?

Unter „Weitergabe von Daten an Dritte“ versteht man im Datenschutz, dass personenbezogene Informationen von einer Stelle an eine andere übermittelt werden und zwar außerhalb der Organisation oder ohne rechtliche Grundlage. Personenbezogene Daten sind Informationen, mit denen sich eine Person direkt oder indirekt identifizieren lässt. Dazu zählen beispielsweise Name, Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum oder auch Gesundheitsinformationen.

Klassische Situationen, die in vielen Betrieben vorkommen, sind:

Zum Beispiel werden Kundendaten intern über private Messenger-Dienste wie WhatsApp weitergegeben, weil es schnell gehen soll. Oder Teilnehmerlisten eines Seminars werden ohne Einwilligung an externe Dienstleister geschickt, die sie gar nicht unbedingt benötigen. Auch das Teilen von Gesundheitsdaten von Patienten oder Kunden in Teamchats ohne technische Absicherung ist ein Fall, der schnell zur unzulässigen Datenweitergabe wird.

Ob aus Gewohnheit oder Unwissenheit, in all diesen Fällen liegt eine Weitergabe an Dritte vor. Und das bedeutet: Es handelt sich um ein datenschutzrechtlich relevantes Thema, das das Unternehmen in die Verantwortung nimmt.

Gilt das auch für Privatpersonen?

Bei Privatpersonen ist die Lage anders: Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gilt nicht, wenn Daten rein im privaten oder familiären Rahmen verwendet werden. Wer beispielsweise innerhalb der Familie Geburtstagslisten teilt oder Urlaubsfotos an Freunde schickt, muss sich keine Sorgen machen. Solche Vorgänge sind nicht vom Datenschutzrecht erfasst.

Anders sieht es jedoch aus, wenn Daten in einen öffentlichen Raum gelangen. Das ist der Fall, wenn Informationen in einer allgemein zugänglichen Gruppe, einem sozialen Netzwerk oder einem öffentlichen Forum veröffentlicht werden. Zum Beispiel in einer offenen WhatsApp-Elterngruppe oder in einem öffentlichen Kommentar auf Facebook. Dann wird der Empfängerkreis größer, und der Datenschutz greift.

Für Unternehmen gilt: Keine Ausnahmen

Für Unternehmen gibt es keine Ausnahme: Sobald personenbezogene Daten verarbeitet werden, unterliegt der Betrieb der DSGVO. Das betrifft die GmbH ebenso wie den Einzelunternehmer oder die Solo-Selbstständige.

Aus der Praxis gibt es viele Beispiele, wie schnell ein Verstoß entstehen kann. Denken wir an einen externen Dienstleister, der ohne einen ordnungsgemäßen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) Zugang zu Kundendaten erhält. Oder an Mitarbeitende, die wichtige Daten in einer offenen Cloudlösung speichern, die nicht ausreichend gesichert ist. Ein weiteres typisches Beispiel: Kundeninformationen werden in einem WhatsApp-Chat zur Abstimmung verteilt, ohne dass die rechtlichen Grundlagen geprüft wurden.

Damit eine Weitergabe rechtlich in Ordnung ist, muss sie auf einer der folgenden Grundlagen basieren:

Die Weitergabe ist notwendig, um einen Vertrag zu erfüllen, wie zum Beispiel, wenn ein Paketdienst die Adresse eines Kunden benötigt. Oder es besteht eine rechtliche Pflicht, wie bei der Meldung bestimmter Daten an Behörden. Möglich ist auch eine ausdrückliche und dokumentierte Einwilligung der betroffenen Person. In manchen Fällen kann ein berechtigtes Interesse vorliegen, das aber immer sorgfältig abgewogen und schriftlich dokumentiert werden muss.

Wir unterstützen Unternehmen in der Region dabei, Prozesse zu prüfen und anzupassen, damit Datenschutzverstöße vermieden werden. So wird aus Unsicherheit klare Handlungssicherheit.

Bußgelder und Imageverlust: Die Risiken sind real

Viele Unternehmen unterschätzen die Folgen eines Datenschutzverstoßes. Die DSGVO sieht,  je nachdem, welcher Betrag höher ist, Strafen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes vor. Doch auch kleinere Verstöße können unangenehme Konsequenzen haben. Dazu gehören Abmahnungen, die Verpflichtung zur Meldung einer Datenpanne an die Aufsichtsbehörde oder der Verlust des Vertrauens bei Kunden und Geschäftspartnern.

Datenschutz ist deshalb nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern längst auch ein Wettbewerbsfaktor.

Best Practices für mehr Sicherheit im Alltag

Auch hier gilt: Datenschutz muss nicht kompliziert sein. Mit ein paar einfachen Regeln lässt sich schon viel erreichen.

Für Privatpersonen ist es wichtig, niemals Daten von Dritten ohne deren Zustimmung zu veröffentlichen oder weiterzugeben. Gruppen-Chats wie WhatsApp sollten nur mit Bedacht genutzt werden, gerade wenn sie offen oder mit vielen Teilnehmenden geführt werden. Auch die Sichtbarkeit in sozialen Netzwerken sollte regelmäßig überprüft werden. Wer sieht, was ich poste? Wer hat Zugriff auf meine Inhalte?

Für Unternehmen sind einige Maßnahmen besonders wirksam:

Es sollten Verfahrensverzeichnisse geführt werden, in denen dokumentiert ist, wie personenbezogene Daten verarbeitet werden. Auftragsverarbeitungsverträge müssen sauber abgeschlossen und abgelegt werden, wenn externe Dienstleister eingebunden sind. Alle Mitarbeitenden sollten regelmäßig Datenschutzschulungen erhalten, damit sie wissen, worauf sie achten müssen.

Wichtig ist außerdem die technische Absicherung: Dazu gehören klare Zugriffsrechte, eine verlässliche Verschlüsselung und sichere Speichersysteme. Und wenn Einwilligungen eingeholt werden, sollten diese nachvollziehbar dokumentiert sein, damit im Ernstfall der Nachweis erbracht werden kann.

Fazit: Datenschutz ist Pflicht – aber machbar

Wer heute personenbezogene Daten verarbeitet oder speichert, sollte genau wissen, was erlaubt ist und wo Risiken liegen. Die DSGVO ist dabei kein Hindernis, sondern ein Rahmen, der Verantwortung schafft und Vertrauen stärkt. Mit einem klaren Blick auf die eigenen Prozesse, kompetenter regionaler Beratung und einer pragmatischen Umsetzung lässt sich Datenschutz gut und ohne Panik in den Arbeitsalltag integrieren. Wir, die Johanns Systemhaus GmbH stehen Ihrem Unternehmen in der Region mit Fachwissen, Erfahrung und erprobten Lösungen zur Seite. So wird Datenschutz vom Pflichtprogramm zum Wettbewerbsvorteil.