Johanns IT

Microsoft teams

Wer mit Office365 arbeitet, erhält neben Outlook, Word und Co. viele weitere spannende Features, die den Arbeitsalltag um ein Vielfaches erleichtern können. So bietet auch Microsoft Teams zahlreiche neue Funktionen und Möglichkeiten, um die Zusammenarbeit mit Kollegen zu optimieren und so die Effizienz im Unternehmen zu steigern.

Um Ihnen die vielen Besonderheiten von Microsoft Teams zu erläutern, habe ich Ihnen einige Vorteile aus meiner Sicht zusammengefasst.

Next Level Teamwork
Warum sage ich Next Level Teamwork? Ganz einfach: Sie als Unternehmer profitieren davon, dass sich Ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz von Teams beschleunigen lassen, effizienter gearbeitet wird und die einzelnen Geschäftsprozesse für Sie noch transparenter werden. 

Vorab sollten Sie jedoch wissen, dass es Microsoft Teams in drei verschiedenen Versionen gibt. Die Basis-Version steht allen Nutzern kostenlos zur Verfügung. Zudem gibt es darauf aufbauend eine Business-Essentials-Version und eine Business-Premium-Version. Welche Version mit welchen Funktionen bestückt ist, wird auf der Microsoft-Webseite sehr gut dargestellt und erklärt.

Gleich vorab noch ein für mich sehr interessanter Punkt: Das „neue“ Teams wird ab sofort zur Informationssammelstelle des Unternehmens. Denn Teams nutzt künstliche Intelligenz, um Fragen zur Plattform zu beantworten und lernt durch die Nutzung automatisch immer weiter dazu.

Meet now
Ja, „Meet now“ ist Englisch, aber ist die englische Sprache aus unserem Unternehmens-Jargon wegzudenken? Eher nicht.

Die Meet now-Funktion eignet sich optimal für schnelle und kurze Abstimmungen. Mit dem dazugehörigen Button werden alle Mitglieder in der vorab definierten Gruppe zur Meet now-Besprechung eingeladen. Falls man keine Zeit hat oder sich noch in einem anderen Meeting befindet, kann man sich auch im Nachgang die dazugehörige Aufzeichnung ansehen.

Ein weiterer Vorteil der Meet now-Funktion ist die vollständige Integration von Microsoft Office, durch die alle in Echtzeit an Tabellen, Präsentationen oder Dokumenten arbeiten können. Vorausgesetzt, die Internetverbindung lässt es zu. 😉

Allein diese Funktion steigert die Effizienz in Ihrem Unternehmen um ein Vielfaches.

Vereinbarung von Homeoffice und Besprechungen oder Betriebsversammlungen
Ich kenne es selbst: Ich arbeite zwei Tage in der Woche im Homeoffice und nehme online an Besprechungen/Versammlungen teil, falls diese an meinen Homeoffice-Tagen stattfinden. Eine weitere Besonderheit: Falls man durch Krankheit oder Urlaub nicht am Meeting teilnehmen konnte, kann man sich im Nachgang einfach die Aufzeichnungen ansehen und verpasst so keine wichtigen Informationen mehr. Auch das Einladen von Externen, die über keine Teams-Lizenz verfügen, ist nun kein Problem mehr.

Globale Zusammenarbeit
Ein weiteres Highlight ist aus meiner Sicht, dass Teams weitaus mehr bietet als normale Microsoft-Anwendungen. Nicht nur, dass man alle Office365-Anwendungen miteinander kombinieren kann, es lassen sich ebenso „Connectoren“ für externe Dienste anbinden wie z. B. Facebook oder Twitter. So entfallen zeitaufwendige einzelne Log-ins. Darüber hinaus können Gast-Zugriffe für Externe vergeben werden, damit Berater oder andere Dienstleister bei Bedarf auf Dateien und Dokumente zugreifen können. Und auch die Chat- und Besprechungsfunktion kann im Zuge dieses Gast-Zugriffs gemeinsam verwendet werden.

Ich nutze diese Funktionen nicht nur an meinem Computer und Laptop, sondern vor allem als mobile Version am Handy, da ich viel unterwegs bin und mich so jederzeit mit Kollegen austauschen kann bzw. Zugriff auf wichtige Dokumente haben.

Falls Sie noch mehr Informationen benötigen, scheuen Sie sich nicht, Kontakt mit mir aufzunehmen.

Autorin: Svenja Haase