E-Mail-Archivierungspflicht!

Wird ihr E-Mail-Verkehr archiviert? 

Deutschland und seine Regeln… An diesem Gedanken sind mit Sicherheit auch Sie schon des Öfteren hängen geblieben. Das allerdings ist meist nicht ohne Grund, denn Bekanntschaft mit Regeln oder Vorgaben, die nicht dem praxisalltag entsprechen wurde doch schon jeder von uns einmal konfrontiert. 

Man könnte denken die E-Mail-Archivierung ist auch ein Teil davon. Allerdings ist das keineswegs der Fall. Doch durch die richtige Lösung ist die verpflichtende E-Mail-Archivierung ein Gewinn für Ihr Unternehmen. Im Folgenden zeigen wir Ihnen wieso diese verpflichtend ist und welche Vorteile die richtige Lösung mitbringt. 

E-Mail-Archivierung, ein Thema bei Betriebsprüfungen 

Ausschlaggebend für die Relevanz von E-Mails bei Betriebsprüfungen sind die in Deutschland geltenden rechtlichen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: die GoBD. 
Dadurch muss grundsätzlich alles, mit einem steuerlich relevanten Prozess archiviert werden, unabhängig von der Unternehmensgröße, z.B. E-Mails, die als Handelsbriefe eingestuft werden müssen 6 Jahre archiviert werden und steuerlich relevante E-Mails sogar 10 Jahre. 

Geltende Pflichten für Unternehmen 

Durch die GoBD ist Ihr Unternehmen verpflichtet die E-Mails über viele Jahre vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. 
Hiervon betroffen ist jegliche Form von Korrespondenz, die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht hat, also Dokumente wie Rechnungen, Aufträge, Reklamationsschreiben, Zahlungsbelege und Verträge. Diesen Anforderungen wird nur eine E-Mail-Archivierung gerecht, hier gibt es mittlerweile viele Lösungsanbieter auf dem Markt. 
Allerdings führt der sicherste Weg, zu einer funktionierenden und von Betriebsprüfern anerkannte Lösung über einen erfahrenen IT-Dienstleister. 
Kommen Sie dieser Pflicht als Geschäftsführer nicht nach, so drohen steuerrechtliche und in manchen Fällen auch zivilrechtliche Sanktionen. 
Das bedeutet: Sie kommen an einer E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen nicht vorbei. Wie schon am Anfang erwähnt hat die Archivierung, aber auch Vorteile. 

Vorteile für Sie, durch eine E-Mail-Archivierung 

• Sie und Ihre Mitarbeiter arbeiten effizienter und produktiver, durch gezielte Suchanfragen werden E-Mail in Rekordzeit gefunden 
• Aufwändiges, langes und kostspieliges Suchen nach bestimmten E-Mail entfällt, genau wie die aufwändige E-Mail-Sortierung 
• Schutz vor Datenverlusten 
• Verinfachung von Backup und Wiederherstellung 
• Komprimierung und Auslagern lassen volle E-Mail-Postfächer und Server in der Vergangenheit 

• Rechtliche Sicherheit: die gesetzlichen Vorschriften werden vollständig erfüllt 

Bestehen noch Fragen? 
Melden Sie sich gerne bei unseren Profis unter der 06561/9483380 oder auf www.johanns.info